Автоматизация бизнеса и интеграции систем Убираем ручную работу, которая съедает вечера

Что автоматизируем чаще всего

1. 01

   Заявки

   Форма с сайта, сообщение в мессенджере и письмо приходят в одно место: в таблицу, в CRM и дублем в телефон. Никто больше не переписывает контакты руками и не теряет заявку, пришедшую ночью.

2. 02

   Сайт и учётная система

   Товары, цены и остатки едут из вашей системы на сайт по расписанию, заказы — обратно. Это самая частая задача и самая благодарная: исчезает вечернее «обновить прайс».

3. 03

   Документы

   Счёт, договор или смета собираются из шаблона по данным заявки и уходят клиенту. Нумерация и реквизиты подставляются сами, ошибок от спешки не остаётся.

4. 04

   Напоминания

   Клиенту — о записи и о том, что заказ готов. Вам — о неотвеченной заявке, незакрытом счёте, истекающем домене. Молчание системы перестаёт быть нормой.

5. 05

   Отчёты

   Короткая сводка в мессенджер раз в день или в неделю: сколько заявок, откуда, что не закрыто. Без захода в пять кабинетов и выгрузок в таблицы.

6. 06

   Рутина в таблицах

   Сверка выгрузок, переименование файлов, сбор данных с нескольких сайтов, подготовка однотипных писем. Всё, что человек делает по одному и тому же алгоритму.

Как идёт работа

1. 01

   Разбираем процесс

   Смотрим, что делается руками сейчас: кто, когда, в какой программе и сколько времени это занимает. Часто на этом этапе выясняется, что половину шагов можно просто убрать.

2. 02

   Рисуем схему

   Что откуда берётся, куда уходит и что происходит при сбое. Схему согласуем до разработки: переделать картинку дешевле, чем связку.

3. 03

   Пилот на одном участке

   Запускаем самую болезненную часть и смотрим неделю на живых данных. Если работает — расширяем, если нет — правим без потерь.

4. 04

   Запуск и присмотр

   Включаем целиком, добавляем уведомления об ошибках и две недели наблюдаем. Молчаливые сбои в автоматизации опаснее явных.

Сколько стоит и как считаем

Работа почасовая, оценка даётся по схеме до начала. Простая связка — заявка в таблицу и в мессенджер — обычно несколько часов. Обмен с учётной системой считается отдельно: там цена зависит от того, что умеет ваша система.

• Дешевле всего связки через готовые интерфейсы: у сервиса есть документация и ключи
• Дороже — старые системы без интерфейса: обмен файлами, выгрузки по расписанию, разбор форматов
• Отдельно считается то, что нужно поддерживать: у сервисов меняются правила, и связка требует присмотра
• Платные тарифы сторонних сервисов оплачиваете вы напрямую, мы на них не зарабатываем

Когда автоматизация не нужна

Говорим об этом сразу, потому что потраченные впустую деньги запоминаются лучше сэкономленных.

• Процесс меняется каждый месяц: сначала он должен устояться, иначе будем переделывать связку следом за ним
• Объём маленький: десять заявок в месяц быстрее обработать руками, чем окупить разработку
• В данных бардак: автоматизация размножит ошибки, а не исправит их
• Задача решается настройкой того, что у вас уже есть — покажем, где именно

Что будет, когда сервис изменится

Связки ломаются не сами по себе, а когда чужой сервис меняет правила или истекает ключ. Поэтому мы сразу делаем так, чтобы о поломке узнали вы, а не ваш клиент: ошибки уходят уведомлением, а не в пустоту. Починку считаем по часам, а при подписке на поддержку такие случаи входят в неё.

Чего мы не делаем

• Не автоматизируем беспорядок: сначала процесс, потом связка
• Не обходим ограничения чужих сервисов нелегальными способами — это ломается при первом обновлении и бьёт по вам
• Не прячем логику в одном человеке: схема и доступы остаются у вас
• Не обещаем, что автоматизация заменит сотрудника — она убирает рутину, а не решения

С чего начать разговор

Опишите один процесс, который сейчас съедает больше всего времени, — этого достаточно для первой оценки. Если задача окажется не нашей, скажем прямо и подскажем, куда смотреть.